En este artículo encontrará:
1️⃣ Pero, ¿qué es Edusign? Un breve resumen
Edusign es un paquete de software que le permite digitalizar la gestión de sus partes de horas:
Ha que tus alumnos y profesores firmen.
Archivar (¡durante 10 años!).
Edusign también le ofrece la firma de documentos 100% digital:
Sube tu documento.
Añade variables (nombre de los destinatarios, cuadro de firma, etc.).
Envíe y reciba el documento firmado.
Por último, Edusign le permite crear y enviar sus MCQs y encuestas a sus alumnos y profesores.
2️⃣ Primeros pasos: crear sus alumnos e instructores en la plataforma.
Comience añadiendo sus alumnos e instructores a Edusign.
Los profesores recibirán automáticamente sus códigos de acceso por correo electrónico para que puedan inscribir a los alumnos desde su espacio.
Puedes elegir si enviar o no sus identificaciones a tus alumnos, dependiendo del método de firma que prefiera tu organización (volveremos sobre esto más adelante 😉 ).
Una vez creados, puedes ver estos perfiles y su información desde las pestañas dedicadas. Puedes realizar cambios en los alumnos o instructores si es necesario.
Por último, puedes crear grupos para reunir a alumnos de un mismo curso, por ejemplo. Esto podría facilitar la asociación de un grupo de alumnos a un curso.
3️⃣ Hojas de asistencia.
Una vez que haya creado los perfiles de sus alumnos y profesores, ¡puede añadir sus primeras hojas de asistencia a Edusign! 😍
Para registrar a sus alumnos y profesores en línea con Edusign, necesita crear hojas de asistencia (o sesiones) de las siguientes maneras:
Individual (creación de un curso único).
Múltiple (un mismo curso repetido en el tiempo).
Por importación Excel (para añadir todos sus futuros cursos).
Una vez que haya creado estas sesiones, podrá acceder a ellas desde el menú Hojas de asistencia de su cuenta. Aquí podrá ver las sesiones pasadas y en curso (subpestaña "Iniciadas") y ver/modificar las sesiones futuras (pestaña "Próximamente").
4️⃣ Firmar una hoja de asistencia
Tus ponentes podrán firmar las hojas de asistencia de 5 formas diferentes desde su cuenta. ¡Descubre el área de instructor!
Si eres a la vez administrador y formador, podrás gestionarlo todo desde la plataforma de administración.
Haciendo clic en la hoja de asistencia correspondiente, podrá hacer que sus alumnos firmen por correo electrónico o directamente en su dispositivo. También puede iniciar sesión como profesor en la parte inferior derecha de la hoja (siempre que utilice su perfil de profesor o un perfil de profesor genérico utilizado por todos los administradores).
¡Atención! Desde la plataforma de administración, no podrá utilizar códigos QR para registrar a sus alumnos.
El estado de asistencia y ausencia de los alumnos se mostrará en la hoja de asistencia:
Presente si el alumno ha iniciado sesión.
Ausente si el alumno no ha iniciado sesión.
Ausencia justificada tras una solicitud de justificación aceptada por el administrador o añadida por el administrador/funcionario.
Pendiente si ha firmado por correo electrónico: el correo electrónico ha sido enviado y la firma del alumno está pendiente.
Los instructores o administradores también podrán pedir a los alumnos que vuelvan a firmar una sesión o que justifiquen una ausencia de una sesión finalizada que no se haya archivado.
5️⃣ Archive, descarga y modifica una ficha después de archivarla.
Una vez completadas y firmadas, puede archivar sus sesiones de formación.
Archivar es un paso necesario para descargar sus hojas de asistencia en 3 formatos:
Clásico: el formato digital de sus antiguas hojas de asistencia en papel.
Individual: todas las sesiones firmadas por un alumno durante un periodo definido.
Por grupo: todas las sesiones firmadas por un mismo grupo durante un periodo determinado.
Nota: el cálculo del número de horas que aparece en los documentos corresponde al tiempo de las sesiones archivadas firmadas por un alumno.
La modificación de los parámetros de la sesión (fechas, horarios, ponente(s), etc.) conlleva necesariamente la supresión de las firmas.
6️⃣ Firma de documentos en Edusign.
Como he dicho antes, puede hacer firmar sus documentos directamente desde Edusign. Contratos de formación, reglamentos internos, etc. Todo esto lo puedes hacer desde la pestaña Documentos.
Puedes enviar tus documentos de forma masiva y la información que quieras que aparezca (apellidos, nombre, curso(s) realizado(s), etc.) se actualizará en función de tus destinatarios ya sean alumnos, administradores o contactos externos. 😮
¡Descubre cómo añadir y firmar sus documentos en Edusign!
7️⃣ Cuestionarios: encuestas o preguntas tipo test para sus alumnos y empleados.
En Edusign, puede crear cuestionarios en formato encuesta, que le permitirán recabar opiniones de sus empleados o alumnos, así como crear preguntas de opción múltiple con fines de evaluación.
Desde la pestaña Cuestionarios, podrá: crear, probar, modificar, enviar o programar el envío de un cuestionario o vincularlo a una sesión de formación y exportar los resultados en formato Excel o PDF.
8️⃣ Configure su proveedor de formación.
Por último, pero no por ello menos importante, puede personalizar su cuenta de varias maneras.
Una guía completa le ayudará a convertirse en un experto en la gestión de estos ajustes: recordatorios automáticos de firma, personalización de las hojas de asistencia, derechos concedidos a los alumnos/profesores/usuarios de la cuenta de administrador, etc.
Estaremos encantados de responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre la implantación de Edusign. 😊
🎉 ¡Enhorabuena! Ya conoces Edusign al dedillo! 🎉
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