Lorsque vous utilisez un connecteur, un certain nombre de paramètres pourront vous permettre de gagner un peu plus de temps encore. Nous listons ici l'ensemble des paramètres que nous vous recommandons d'activer ou non. 😉
Note : Selon le connecteur, la synchronisation des informations ne s'effectue que pour une un certain nombre de jours de formation à venir (7 pour Yparéo, 14 pour Hyperplanning, chaque jour pour Aurion, etc.). C'est la création de ces sessions sur Edusign (Feuilles de présence) qui rendra effective la création des profils intervenants ou apprenants qui sont reliés à ces cours sur Edusign. Ces profils/fiches pourraient donc ne pas être créés dès les premières semaines si aucun cours n'est relié à ces profils.
Par exemple si la connexion est mise en place le 1er septembre et que certains apprenants/intervenants commencent leur formation le 1er novembre, alors ces apprenants/intervenants seront créés 14 jours avant la première séance de formation et non dès la première synchronisation.
Les paramètres activables par Edusign sur demande. 📧
Ces paramètres sont activables sur demande, au moment de la mise en place ou plus tard via le chat ! 😉
Paramètres ⚙️ | Conseils d’utilisation 👌 |
Envoi automatique des identifiants aux intervenants. | En activant ce paramètre les intervenants nouvellement créés lors des synchronisations quotidiennes recevront automatiquement leur identifiant de connexion par email. Il est recommandé d’activer ce paramètre. |
Envoi automatique des identifiants aux apprenants. | En activant ce paramètre les apprenants nouvellement créés lors des synchronisations quotidiennes recevront automatiquement leurs identifiants de connexion par e-mail. Il est recommandé d’activer ce paramètre pour que les apprenants puissent utiliser l’application mobile Edusign. |
Renvoi automatique des absences au connecteur. | En activant ce paramètre les données d’assiduité collectées par Edusign seront renvoyées à Le Connecteur. Il est recommandé d’activer ce paramètre et d’effectuer un test pour valider le bon fonctionnement. |
Les paramètres activables par nos super-utilisateurs. 🦸♂️
🔒 L'archivage automatique des feuilles de présence.
Pour faciliter le travail des équipes pédagogiques il est par exemple possible de définir un nombre de jours avant qu’une feuille de présence ne s'archive automatiquement.
Rappelons ici que l'archivage est une condition nécessaire à la remontée des états de présences et d’absences vers le connecteur. Cette remontée s'effectuera de manière automatique, le soir, au moment de la synchronisation ascendante.
Ces paramètres sont accessibles sur votre compte depuis le menu Paramètres > Feuilles de présence.
Paramètres ⚙️ | Conseils d’utilisation 👌 |
Nombre de jours avant archivage automatique. | Lors des premières semaines d’utilisation, il est recommandé de laisser un mois avant l'archivage (durée paramétrable sur demande) pour bien maîtriser l’impact de l'archivage. Cette étape permet de définir le meilleur paramétrage pour faciliter le travail des équipes. |
Archiver et archiver automatiquement chaque nuit les sessions qui sont entièrement signées. | En activant ce paramètre les feuilles de présence entièrement signées se archiveront automatiquement. Il est recommandé d’activer ce paramètre. |
🤖 Les paramètres de relance automatique pour les intervenants. 👨🏫
D'autres paramètres sont disponibles sur Edusign pour permettre aux équipes pédagogiques de gagner un maximum de temps en évitant de devoir relancer manuellement les intervenants qui auraient oublié de signer.
Ces paramètres sont accessibles sur votre compte depuis le menu Paramètres > Intervenants et Feuilles de présence.
Paramètres ⚙️ | Conseils d’utilisation 👌 |
Envoi d’un e-mail 15 min avant chaque séance à l’intervenant. | En activant ce paramètre les intervenants recevront un e-mail 15min avant chaque séance. Cet e-mail contient un lien de connexion rapide (pas besoin d’identifiant de connexion) et un tutoriel vidéo de prise en main. L’e-mail est personnalisable. Il est recommandé d’activer ce paramètre. |
Rappel de signature pour les intervenants après un laps de temps. | En activant ce paramètre Edusign enverra un e-mail après un temps paramétrable aux intervenants qui auraient oublié de signer leur feuille de présence. Il est recommandé d’activer ce paramètre. |
Envoyer automatiquement un e-mail de signatures au démarrage de la séance à chaque intervenant. | En activant ce paramètre les intervenants recevront un e-mail de signature à l’heure exacte de démarrage de chaque séance. Ce lien ne permet pas aux intervenants de faire l’appel. Il n’est pas recommandé d’activer ce paramètre sauf si l’organisme de formation utilise les boîtiers de détection de présence. |
Envoyer un e-mail de signature le soir aux intervenants. | En activant ce paramètre Edusign enverra un e-mail le soir aux intervenants qui auraient oublié de signer leur feuille de présence. Il est recommandé d’activer ce paramètre. |
🤖 Les paramètres de relance automatique pour les apprenants. 👨🎓
Toujours dans une dynamique de gain de temps pour les équipes pédagogiques, il est aussi possible d’activer certains paramètres pour collecter plus facilement les signatures des apprenants.
Ces paramètres sont accessibles sur votre compte depuis le menu Paramètres > Apprenants.
Paramètres ⚙️ | Conseils d’utilisation 👌 |
Rappel de signature pour les apprenants après un laps de temps. | En activant ce paramètre Edusign enverra un e-mail après un temps paramétrable aux apprenants qui n’auraient pas encore signé et qui ont effectivement reçu un premier e-mail de signature. Il est recommandé d’activer ce paramètre. |
Envoyer automatiquement un e-mail de signatures au démarrage de la séance à chaque apprenant. | En activant ce paramètre les apprenants recevront un e-mail de signature à l’heure exacte de démarrage de chaque séance. Attention en activant ce paramètre les apprenants absents recevront aussi un e-mail leur permettant de signer la feuille de présence. Il n’est pas recommandé d’activer ce paramètre. |
Autoriser les demandes de justifications d'absence
| En activant ce paramètre, les apprenants auront la possibilité de faire des demandes de justifications d'absences directement depuis leur application (mobile et web). Une fois activé, vous pourrez alors automatiser la demande de justification automatique et/ou imposer une limite de temps pour déposer une demande. Il est recommandé d’activer ce paramètre si vos apprenants utilisent l'application Edusign. |
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