Depuis le sous-onglet Intervenants, un certain nombre de paramétrages vous permettra de définir les accès et droits de vos intervenants.
Dans cet article vous retrouverez :
1️⃣ Autorisations de modifications ou créations.
Ajouter des apprenants : cette option permettra à l'intervenant d'ajouter des apprenants déjà existants sur votre compte Edusign à une feuille de présence.
Créer de nouveaux apprenants : l'intervenant pourra créer des nouveaux profils d'apprenant sur votre compte Edusign pour les ajouter à une session.
Note : Cette option ne laisse pas la possibilité à l'intervenant d'ajouter l'apprenant à un groupe. Il vous faudra donc le faire ensuite depuis votre espace Administrateur si vous le souhaitez.
Créer et éditer les feuilles de présence / sessions : pour créer des feuilles uniques (pas de création de sessions multiples ou d'import Excel ici).
Justifier les absences des apprenants : ils pourront justifier l'absence d'un apprenant en choisissant la période d'absence et en y ajoutant un justificatif.
2️⃣ Envoi automatique de rappels ou d'e-mails.
Envoyer un e-mail de signature au démarrage de la formation : un e-mail automatique partira au démarrage de sa session de formation. Il recevra un e-mail lui permettant de signer depuis le mail, sans se connecter à son espace.
E-mail de rappel du démarrage d'une feuille de présence : un e-mail partira avant la session (15 min, 1h, 4h ou 1 jour avant) avec un tuto vidéo rapide permettant de rappeler à l'intervenant la procédure d'émargement sur Edusign. Cette option est très utile car un lien d'accès direct sera présent dans celui-ci. L'intervenant n'aura pas besoin de se connecter sur son espace et de choisir la session en cours.
Rappel automatique de signature par e-mail : si l'intervenant n'a pas signé en temps et en heure la feuille de présence qu'il lui est associé, vous pouvez ici définir une durée après laquelle il recevra un rappel de signature.
3️⃣ Méthodes de signature disponible sur l'espace Intervenant.
Signature par e-mail. L'intervenant aura accès à l'envoi d'e-mail de signature aux apprenants. Vous pouvez choisir de laisser l'envoi en masse activé et l'envoi individuel.
La différence est qu'en masse, l'intervenant pourra cocher tous les apprenants et envoyer un e-mail à tous alors qu'en individuel, il devra passer par le bouton Actions à côté du nom de chaque apprenant et cliquer sur Envoyer un e-mail de signature. Cette dernière option est particulièrement utile pour éviter que des intervenants envoi un e-mail en masse sans soucier de qui est effectivement présent ou non.
L'option de signature par QR code permet à l'intervenant d'afficher un QR code à l'écran (qui change toutes les 5 secondes afin de ne pas être pris en photo et envoyé à un camarade) et peut être flashée via l'appli Edusign des apprenants. Si vous ne souhaitez pas utilisez cette option (plutôt recommandé dans des contextes de formation longue), vous pourrez la décocher pour qu'elle n'aparaîsse pas sur l'espace intervenant.
Signature par code. Cette option permet à vos intervenants d'afficher une URL très simple à l'écran avec un code pin relié à la session afin de permettre aux apprenants de se connecter sur la feuille et signé à côté de leur nom, comme sur une feuille papier. Si vous la désactivez, elle n'apparaîtra plus sur l'espace intervenant.
Exemple :
Dans le cas d'un organisme dispensant des formations courtes, vous pouvez choisir de n'utiliser que la signature par e-mail et/ou code pin. Auquel cas, vous pourrez désactiver l'option de signature par QR code pour l'intervenant.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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