Dans cet article, vous retrouverez :
1️⃣ Automatisation et paramétrage des e-mails.
Envoyer un e-mail de signature au démarrage de la formation : un e-mail de signature sera envoyé automatiquement au démarrage de la session (heure de début de la feuille de présence) de manière automatique à tous les apprenants.
Note : si cette option se prête bien à certains contextes de formation et est très pratique pour les professeurs, celle-ci ne permet pas l'envoi d'e-mails ciblés aux personnes bien présentes mais à tous les apprenants, sans appel préalable.
Retirer la limite de temps pour signer les e-mails de signature : vous autorisez vos apprenants à signer la feuille de présence en cliquant sur le lien de signature reçu par e-mail sous 2 semaines. Si cette option est désactivée, les apprenants auront 4h pour signer.
Note : rappelons ici que les apprenants ne pourront plus signer la feuille si elle a été archivée.
2️⃣ Demande de justification d'absence.
Autoriser les demandes de justifications d'absence : depuis l'application Edusign apprenants ou sur l'espace apprenant d'edusign.app, il est possible de faire une demande de justification d'absence. Une fois que l'apprenant aura sélectionné le motif, les dates, l'heure et le justificatif associé à leur absence, vous recevrez une notification sur votre espace Administrateur pour accepter ou non le justificatif.
Attention ! Pensez à toujours bien vérifier les dates des absences avant de valider.
Demander un justificatif d'absence par e-mail : envoyer automatiquement un mail de demande de justification d'absence à un apprenant qui serait absent à une session :
Autoriser les demandes de justifications d'absence : en cas d'absence de l'un(e) de vos apprenants, vous pouvez activer une option pour l'inviter à transmettre un justificatif automatiquement le soir de l'absence.
Vous pouvez personnaliser l'e-mail envoyé depuis le sous-onglet Emails de vos Paramètres. 😮
Le justificatif est à envoyer sous X jours après la fin de la session :fixer un délai à partir duquel le justificatif est considéré comme en retarde. Cela n'est pas bloquant pour l'apprenant mais vous serez notifié de ce retard par un petit symbole de sablier à côté de la demande et sur la feuille. À vous de décider ensuite ! 😉
3️⃣ Rappel automatique de signature.
Renvoyer automatiquement un e-mail de signature aux apprenants qui n'ont pas signé lors du premier envoi d'e-mail : si vous activez cette option, vos apprenants recevront un rappel au bout de X temps (à définir au moment de l'activation de l'option sur votre compte) pour leur demander à nouveau de signer en cas d'oubli.
Note : Cette option ne fonctionne que dans le cas où un premier mail aurait déjà bien été envoyé aux apprenants.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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