Sur Edusign, en cas d'absence, il est possible d'envoyer des relevés d'absences aux maîtres d'apprentissages de vos apprenants à la fréquence de votre choix.
Dans cet article, vous retrouverez :
1️⃣ Format du relevé d'absences.
Le relevé d'absences est un document PDF envoyé au maître d'apprentissage de vos apprenants. Celui-ci fera apparaître un certain nombre d'informations comme :
Le taux de présences.
Le taux de taux de feuilles de présence en attente de signature (l'apprenant a reçu un e-mail de signature mais n'a pas encore signé).
Le taux d'absences non justifiées.
Le taux d'absences justifiées.
Le détail des heures de présence, d'absence non justifiée, d'absence justifiée, de feuilles en attente, de retards et de départs anticipés ainsi que leur durée.
Il est à noter que ce document sera envoyé à la fréquence que vous aurez choisie au maître d'apprentissage de l'apprenant. Ce relevé fera apparaître les informations de la période en question (depuis le dernier relevé). Celui-ci ne sera d'ailleurs envoyé que si des absences ont été détectées par l'outil.
Voici un exemple de relevé d'absence journalier du 25/05/2022 :
2️⃣ Mise en place du relevé d'absences.
Si cette option n'a pas été activée sur votre compte, merci de bien vouloir nous signaler votre souhait de la rendre effective. Nous vous communiquerons alors les détails commerciaux. 😉
Une fois que nos équipes auront mis en place cette fonctionnalité, il vous sera alors possible de choisir la fréquence d'envoi du relevé depuis le sous-onglet Apprenants de vos Paramètres ou directement depuis la fiche de l'apprenant rubrique Relevé d'absences :
Journalier : Tous les soirs à 19h.
Hebdomadaire : Tous les vendredis à 19h.
Bimensuel : Le 1er et le 15 du mois à 19h.
Mensuel : Le 1er du mois à 19h.
Ce mail sera envoyé directement à l'adresse du maître d'apprentissage que vous aurez entré au préalable dans le profil de l'apprenant, rubrique Relevé d'absences.
Note : les maîtres d'apprentissage sont considérés comme des contacts externes que vous pourrez ajouter depuis l'onglet Externes ou au moment de l'ajout sur le profil de l'apprenant. Certains ERP connectés à Edusign permettent aussi de faire remonter automatiquement cette information, c'est notamment le cas d'Hyperplanning ou d'Yparéo. Contactez-nous pour en savoir plus !
3️⃣ Envoi manuel du relevé d'absences.
Pour finir, il est possible d'envoyer manuellement les relevés d'absence aux maîtres d'apprentissage.
Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans le profil de l'apprenant de votre choix. Puis dans l'onglet réservé au relevé d'absences.
Ensuite, vous pourrez sélectionner la période qui vous intéresse et récupérer le relevé au format Zip, l'envoyer directement à un contact externe (le maître d'apprentissage) et à l'apprenant si vous le souhaitez.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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