Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre Aurion et Edusign. 🥰
Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.
La synchronisation depuis Aurion vers Edusign
L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Aurion.
Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.
Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire émarger les apprenants.
La feuille est prête et signée !
Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers Aurion.
Le connecteur se synchronise deux fois par jour
Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris
Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis Aurion vers Edusign et les présences et absences sont envoyées vers Aurion depuis Edusign
Les 7 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Aurion
Un cours présent sur Aurion plus de 7 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.
Installation
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Aurion, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations de connexion API
URL (obligatoire)
URL d'accès à l'API :
https://MYDOMAIN.COM/ws/services/executeFavori
Data (obligatoire) - Voir Tableau
Le XML du Favori :
<executeFavori><favori><id>NUMÉRO DU FAVORI</id></favori><database>NOM_DATABASE</database></executeFavori>
Username (obligatoire)
Username d'accès à l'API :
Edusign
Database (obligatoire)
Nom de la base du client (liée au favori) :
production
Password (obligatoire)
Mdp d'accès à l'API :
xxxxxxxxxxxxx
URL Import (obligatoire)
URL qui permettra d'envoyer les états de présence sur Aurion :
https://MYDOMAIN.COM/ws/services/import
Edusign Token (obligatoire)
Token de l'API Edusign du client :
xxxxxxxxxxxxx--> L'API Token se récupère depuis votre compte Edusign.
Le paramètre 2 "Data" donne lieu à la création d'un favori avec les données suivante (voir tableau)
Nom du champ | Exemple de contenu type du champ | Commentaire additionnel |
id.Intervention | 115849 |
|
id.Événement | 115848 |
|
Début | 2021-12-15T08:30:00 | Le format de la date doit être exactement celui de l’exemple |
Fin | 2021-12-15T11:30:00 | Le format de la date doit être exactement celui de l’exemple |
Description | Session de 08:30 à 11:30 : Anglais 3ème année S5 | La description correspond en réalité au nom de la session (ça sera le nom de la session sur Edusign) |
session.Description | Groupe B - Ordinateur personnel obligatoire - ... | Ce champ correspond à la description de la session, ce champ n’est pas obligatoire, il permet d’ajouter des informations liées à la session. |
Ressource | Salle de cours 210 | Nom du lieu de formation, si plusieurs, possible de séparer par des virgules |
id.Apprenant | 110241 |
|
Nom.Apprenant | DURAND |
|
Prénom.Apprenant | Margaux |
|
email.Apprenant |
| |
Intervenants | 16026415/GRIMAUD/Karole/k.grimaud@gmail.com|13456/Smith/John/john@gmail.com | Informations séparées par des /, si plusieurs intervenants, les séparer par des pipe (|) |
Les lignes ne doivent pas être dupliquées, pour une session, les étudiants et intervenants ne doivent apparaître qu'une seule fois.
Options disponibles
Veuillez indiquer les options désirés à votre contact Edusign.
Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign
Renvoi de l'assiduité des apprenants vers Aurion
Renvoi de l'assiduité des intervenants vers Aurion
Synchronisation des motifs d'absence - Pour les justifications d'absence
Si vous souhaitez activer les motifs d'absence, il sera nécessaire de nous communiquer les motifs sous le format suivant :
[ { "ID": 101, "CODE": "ABS_DECLAREE", "NAME": "Absence" } ],Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ?
Faites nous signe via le chat.
Adresses à whitelister
Afin d'éviter que, entre autres, les emails arrivent en spam, nous vous suggérons de whitelister les adresses suivantes :
edusign.fr
*.edusign.fr
*.*.edusign.fr
edusign.app
*.edusign.app
edusign.com
*.edusign.com
*.*.edusign.com
Informations descendantes vers Edusign
📖 Les feuilles de présence
Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur Aurion, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaître :
Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation (Ressource).
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).
Note : ce n'est qu'à partir du moment où les feuilles de présence qui sont associées à un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera créé sur Edusign.
Autrement dit, pas d'inquiétude si vous ne voyez pas apparaître l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'à partir du moment où ils auront une session de formation planifiée dans la semaine.
👨🎓 Les apprenants.
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans la journée sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
Leur numéro de téléphone (facultatif).
👨🏫 Les intervenants.
De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans la journée sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
À l'heure de l'écriture de cet article, les groupes ne sont pas synchronisés. Une mise à jour ultérieur devrait le permettre.
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉
La synchronisation ascendante des données d’assiduité 🛫.
La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers Aurion permet de renvoyer :
Données d'assiduité des apprenants
Données d'assiduité des intervenants
Cette synchronisation montante s’effectue :
Chaque jour au moment des synchronisations
Uniquement pour les feuilles de présence qui auront été archivées dans la journée.
Le désarchivage d'une feuille après une première synchronisation d'une feuille peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.
FAQ synchronisation ascendante
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