Afin de vous faire gagner toujours plus de temps, nous avons mis au point un système vous permettant de déclencher automatiquement des notifications sur Edusign ou par mail à vos apprenants et/ou leur maître d'apprentissage ainsi qu'aux administrateurs du compte sous certaines conditions. Les possibilités sont nombreuses et vous pourrez personnaliser vos alertes à 100% pour qu'elles correspondent au besoin de votre organisme. Ces alertes sont disponibles pour les apprenants et les intervenants.
Cette fonctionnalité vous permettra :
De vous éviter l'analyse manuelle de chacune des absences et/ou retards de vos apprenants.
De vous éviter l'envoi d'un mail à chacune des parties concernées en cas d'absences/retards répétés.
De prévenir les abandons de parcours au plus vite et manière infaillible.
Dans cet article, vous retrouverez :
🎥 Un guide vidéo.
✏️ Un guide écrit :
🎥 Un guide vidéo 🎥
✏️ Guide écrit ✏️
1️⃣ Configurer une alerte sur Edusign
Pour configurer une alerte sur Edusign, il vous suffit de vous rendre dans le menu Alertes sur votre compte puis de cliquer sur Créer une alerte en haut à droite de la page.
Vous aurez alors 2 choix :
La possibilité de créer une alerte en cas d'absences des apprenants ou des intervenants.
La possibilité de créer une alerte en cas de retards des apprenants.
Les alertes en cas d'absences.
Si vous souhaitez configurer une alerte en cas d'absences, vous pourrez choisir si vous souhaitez que celle-ci s'active en tenant compte des absences, absences justifiées ou de toutes les absences confondues. Ces alertes peuvent être configurées pour des apprenants ou des intervenants.
Ces alertes peuvent être configurées sur la base du nombre d'heures d'absences cumulées, le nombre de sessions manquées (feuilles de présence où la personne est absente), le nombre de jours d'absences.
Pour les apprenants, vous pouvez également choisir un discriminant par absences justifiées ou injustifiées. Enfin, les retards et départs anticipés peuvent également faire l'objet d'alertes personnalisées ! 🤯
Notez que vous pourrez aussi mettre en place des alertes pour les absences de vos intervenants.
Une fois le type d'alerte sélectionné, vous aurez alors la possibilité de choisir les déclencheurs de l'alerte :
Le nombre d'absences est inférieur à ...
Le nombre d'absences est supérieur à ...
Le nombre d'absences est compris entre ... et ...
La période concernée par l'alerte (2 jours, 4 jours, 3 mois, 5 mois, etc.)
Une fois validé, vous pourrez ensuite sélectionner les apprenants pour lesquels vous souhaitez que l'alerte soit active en choisissant :
Tous les apprenants du compte.
Un groupe à inclure (est) ou à exclure (n'est pas) de l'alerte.
La validation de ces paramètres, donnera lieu au choix du type d'alerte et de son/ses destinataire(s) :
La notification Edusign est sélectionnée par défaut et sera visible dans le menu Alertes sous-onglet Notifications.
La création d'un webhook (note : pour les personnes ayant un niveau avancé avec les outils informatiques).
L'envoi d'un e-mail :
À l'apprenant en question.
Au maître d'apprentissage de l'apprenant.
À un ou plusieurs administrateur(s) du compte.
Enfin, une fois que vous aurez validé le/les destinataire(s) et le type d'Actions, vous pourrez nommer votre alerte pour la retrouver plus facilement et lui attribuer une couleur pour qu'elle ressorte plus clairement dans la liste de vos notifications.
Votre alerte sera ensuite visible dans le sous-onglet Alertes programmées du menu Alertes.
Si les conditions de l'alerte sont remplies, les Actions définies auront lieu et vous recevrez nécessairement une notification dans le sous-onglet éponyme du menu Alertes. Vous pourrez alors archiver vos différentes notifications et les retrouverez dans le sous-onglet Archivées.
Pour finir, pour pouvez programmer une récurrence pour l'alerte.
Cela va prendre en compte la durée sélectionnée pour venir traiter les données correspondantes.
Par exemple :
Si elle est mise à 365 jours à partir de septembre 2022, en septembre 2023 tout ce qui sera AVANT septembre 2023 sera ignoré dans les calculs.
Si elle est mise à 30 jours à partir du 1er Juin 2023, arrivé au 1er Juillet tout ce qui sera avant, donc le mois de juin y compris sera ignoré des calculs
Cela va vous permettre de créer des cycles pour des années scolaire ou des sessions de formation sans devoir supprimer une alerte et en créer une nouvelle.
Les alertes en cas de retards.
Les alertes en cas de retards se configurent exactement de la même manière que pour les alertes en cas d'absence. Nous vous invitons simplement à choisir Nombre de retards d'un apprenant au moment de la création de l'alerte pour définir ensuite les déclencheurs ainsi que les Actions et le ou les destinataire(s) concernés par les alertes.
2️⃣ Désactiver une alerte.
Une fois une alerte configurée, il est évidemment possible de la désactiver pour la réactiver ultérieurement si vous n'en avez plus le besoin.
Pour ce faire, nous vous invitons à vous rendre dans le sous-onglet Alertes programmées du menu Alertes et cliquer ensuite sur les 3 petits points pour Désactiver l'alerte concernée.
Pour la réactiver, il vous suffira de cliquer sur les 3 petits points à nouveau et cliquer ensuite sur Activer.
3️⃣ Modifier une alerte.
Pour modifier une alerte configurée, il vous suffit de vous rendre dans Alertes > Sous-onglet Alertes programmées puis de cliquer sur les 3 petits points à droite de l'alerte concernée et de sélectionner Modifier.
Il est également possible de Supprimer une alerte existante si vous ne souhaitez plus la voir apparaître.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬