Créer ses alertes sur mesure 📐

Définissez précisément des alertes pour surveiller l'assiduité lors de vos formations.

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Écrit par Elliot Boucher
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Un abonnement complémentaire peut être nécessaire pour accéder à cette fonctionnalité. Si vous souhaitez profiter d'un essai gratuit des alertes, contactez nous !

Afin de vous faire gagner toujours plus de temps, vous avez à disposition un système vous permettant de déclencher automatiquement des alertes.

Que ce soit par notifications sur Edusign ou par mail à vos apprenants et/ou leur maître d'apprentissage ainsi qu'aux administrateurs du compte sous certaines conditions.

Les possibilités sont nombreuses et vous pourrez personnaliser vos alertes à 100% pour qu'elles correspondent au besoin de votre organisme.

En quelques exemples, les alertes vous permettront :

  • De vous éviter l'analyse manuelle de chacune des absences et/ou retards de vos apprenants.

  • De vous éviter l'envoi d'un mail à chacune des parties concernées en cas d'absences/retards répétés.

  • De prévenir les abandons de parcours au plus vite et manière infaillible.


✏️ Guide écrit ✏️

1️⃣ Choisissez la personne et les conditions à surveiller 🔍

Afin d'assurer l'assiduité de toutes les parties de vos formations, Indiquez quel type de contact surveiller : Apprenants ou Intervenant

Pour chacun définissez :

  • Le type d'alerte :

    • Apprenants : Nombre d'absences, d'heures d'absence (injustifiées et justifiées) d'absences justifiées (nombre, heures, jours), injustifiées (nombre, heures, jours), de retards, de départs anticipé ou encore de cas de triche.

    • Intervenants : Nombre d'absences (heures, jours).

  • La règle :

    • Supérieur ou égal à

    • Inférieur ou égal à

    • Entre 2 valeurs incluses

  • Le nombre : Comme vous le souhaitez !

  • La période : Jours, mois, années, c'est vous qui voyez !

Apprenants

Intervenants


2️⃣ Filtrez vos apprenants par groupe

Si vous paramétrez une alerte apprenant, vous pouvez filtrer par une sélection de groupe inclus ou exclus ! Un maximum de précision 🧙


3️⃣ Paramétrez les actions au déclenchement de l'alerte

Mail d'alerte

Afin d'être alertée par un service de messagerie externe, activez l'envoi de mail :

  • À l'apprenant en question.

  • Au maître d'apprentissage de l'apprenant.

  • À un ou plusieurs administrateur(s) du compte
    ​

Webhook

Note : pour les personnes ayant un niveau avancé avec les systèmes informatiques

Si vous utilisez des systèmes automatisés, ou bien un système d'alertes externe, configurez une adresse URL de webhook afin de recevoir la notification 😉


4️⃣ Personnalisez entièrement le mail d'alerte de chaque contact

Les maîtres d'apprentissage de vos apprenants ou vos contacts ont besoin d'un mail personnalisé ? Modifiez entièrement le mail d'alerte qui leur sera envoyé.

Note : Pour chaque type de contact, vous disposez de variables à ajouter dans votre modèle d'email 😉


5️⃣ Peaufinez votre alerte : Nom, Date de démarrage, Récurrence

Nommez votre alerte

Vous pouvez nommer votre alerte pour la retrouver plus facilement et lui attribuer une couleur pour qu'elle ressorte plus clairement dans la liste de vos notifications. 🤗

Indiquez une date de démarrage

Vos formations ne commencent que le 15 du mois, et les absences passées ne comptent pas ? Indiquez la date de démarrage qui vous convient !

Activez une période de récurrence pour ne pas avoir à en recréer

Pour éviter de recréer une alerte à chaque nouvelle période de vos formations, vous pouvez ajouter une récurrence. Par exemple :

  • Si elle est mise à 365 jours à partir de septembre 2022, en septembre 2023 tout ce qui était AVANT septembre 2023 sera ignoré.

  • Si elle est mise à 30 jours à partir du 1er Juin 2023, arrivé au 1er Juillet tout ce qui était avant, donc le mois de juin y compris, sera ignoré.

La récurrence d'une alerte vous permet de créer des cycles pour des années scolaire ou des sessions de formation sans devoir supprimer une alerte et en créer une nouvelle. 🤗


Votre alerte sera ensuite visible dans l'onglet Alertes programmées.

Si les conditions de l'alerte sont remplies, les Actions définies auront lieu et vous recevrez nécessairement une notification dans l'onglet éponyme, un web hook, et/ou des mails personnalisés. 🤗


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