Dans cet article à destination des administrateurs, vous retrouverez :
✏️ Guide écrit ✏️
3️⃣ Envoi de document texte 📄
✏️ Guide écrit ✏️
1️⃣ Choisir votre modèle
Tout d'abord, depuis la page des documents, cliquez sur "Envoyer un document"
Ensuite, vous devez choisir votre modèle. Si vous comptez en créer un nouveau, reportez vous à l'article de création d'un modèle de document à signer, ou bien d'un modèle de document texte
Une fois votre modèle choisi, la procédure ne sera pas la même si c'est un document à signer📝 ou un document texte📄.
2️⃣ Envoi de document à signer 📝
Edition du modèle avant envoi
Après avoir sélectionné le modèle que vous souhaitez envoyer, vous pouvez tout de même modifier le modèle avant de continuer. Sinon cliquez sur "Suivant"
Sélection des destinataires, Envoi groupé, Ordre de signature, Copie Carbone
A cette étape, vous pourrez :
Choisir vos destinataires, en fonction du nombre de signatures apposées sur votre modèle de document
Envoyer en masse pour envoyer plusieurs documents d'un coup, plutôt que de faire plusieurs envois simples ! 🤗
Vous pouvez définir l'ordre de signature souhaité. Ainsi, le mail de signature s'enverra d'abord au premier destinataire, puis au deuxième quand le premier aura signer !
Vous pouvez également ajouter des destinataires en copie carbone, comme dans vos mails !
Une fois les destinataires sélectionnés, Cliquez sur "Suivant" pour finaliser votre envoi !
Finalisation de votre envoi
Votre document va bientôt partir ! Vous visualisez rapidement combien de crédit l'envoi va vous coûter, également les destinataires choisis juste avant.
A cette étape vous pouvez aussi :
Modifier l'objet et une partie du corps de mail qui sera envoyé.
Paramétrer un renvoi automatique du mail, si vos destinataires n'ont pas encore signé.
Paramétrer la validation de la signature par SMS ou par Mail. La méthode par défaut est via SMS.
Programmer l'envoi à une certaine date. Suiviez notre article dédié pour en savoir plus ! 🤗
Egalement, vous pourrez activer une expiration du document en fonction de la date d'envoi !
3️⃣ Envoi de document texte 📄
Pour envoyer un document sans signature ou en masse, trois possibilités s'offrent à vous :
Vous pouvez tout d'abord envoyer le document à un apprenant ou à un groupe d'apprenant juste après avoir créé votre modèle de document.
De la même manière, une fois le modèle créé, vous pourrez vous rendre dans Documents puis Envoyer un document en haut à droite. Depuis la rubrique "Mes modèles de documents", vous pourrez ensuite cliquer sur les trois petits points en haut à droite du visuel du document puis sur Utiliser à côté du document concerné et envoyer le document à un apprenant ou un groupe.
Si vous ne voyez pas votre modèle dans la rubrique, cliquer sur Afficher plus et sélectionner votre document dans votre base.
Enfin, depuis l'onglet Apprenants cette fois, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs apprenants via la Checkbox ✅ puis, cliquez sur Générer des documents à droite de votre écran. Vous aurez alors la possibilité de choisir le modèle de document à envoyer dans la liste déroulante.
🔍 Suivre l'envoi et retrouver vos documents envoyés
Une fois envoyé, vous retrouverez tous vos documents dans le menu Documents > Onglet récents (documents envoyés avec ou sans signature) ou dans Documents générés ne faisant apparaître que les documents générés via le process décrit dans cet article.
Vous pourrez ensuite vérifier qu'un document a bien été envoyé en cliquant sur le document en question, ce qui vous permettra d'obtenir les informations précises(heures et de date d'envoi par exemple).
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬