Importez en masse vos feuilles via Excel📗

Importez en masse vos feuilles de présence dans Edusign via fichier .xlsx !

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Écrit par Elliot Boucher
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Avant d'importer vos feuilles, il est conseillé d'importer vos apprenants/groupes et intervenants en amont. 😉


Dans cet article à destination des administrateurs, vous retrouverez :
❗ Avant l'import Excel : organiser ses informations


❗ Avant l'import Excel : organisez vos informations

Informations obligatoires :

  • Date de la session. (DD/MM/YYYY)

  • Nom de la session.

  • Heure de début (Attention ! format horaire sur Excel ex : 08:30:00).

  • Heure de fin (Attention ! format horaire sur Excel ex : 09:30:00).

  • Groupe associé à la session (Attention ! Le nom du groupe doit être exactement le même que celui déjà présent sur Edusign).

  • Email de l'intervenant.

Informations optionnelles :

  • Lieu / Salle

  • Email d'un 2ème intervenant.

  • Nom d'un 2ème groupe à rattacher.

  • Créer un meeting Zoom pour la feuille (si votre connexion Zoom est activée depuis votre espace)

  • ID d'un questionnaire apprenant + Date et heure d'envoi (Attention ! Format date et horaire sur Excel ex : 25/01/2020 09:00:00)

  • ID d'un questionnaire intervenant + Date et heure d'envoi (Attention ! Format date et horaire sur Excel ex : 25/01/2020 09:00:00)

Vous ne pourrez pas importer un fichier de + de 10Mo, et nous vous conseillons de découper vos fichiers en 500 lignes pour optimiser le traitement de vos imports.

Note : Seule la première feuille de votre fichier Excel sera prise en compte. La première ligne du fichier ne sera pas importée (ligne réservée aux titres des colonnes). L'import supprimera également les premières lignes où des colonnes sont fusionnées comme l'image ci-dessous.


1️⃣ Rendez-vous dans l’onglet Feuilles de présence

Cliquez sur le chevron du bouton Feuille de présence et Import Excel.

Vous pourrez ainsi :

  • Choisir un Excel à importer si vous avez déjà préparé votre fichier.

  • Télécharger le modèle d’exemple, le remplir puis l'importer.

👉 Dans le cas où le modèle d’exemple n’est pas utilisé, il faut mettre les dates sous format “Date” dans Excel et les heures au format “Horaire”.

Note : Il est conseillé de remplir les sessions sur le modèle d’exemple (à télécharger) pour éviter toute erreur.


2️⃣ Définissez le type d'information de chaque colonne

Notre système d'import est détecte le type de chaque colonne pour vous ! 🤗

Il vous faudra quelques fois valider et définir manuellement le type de colonne avant de pouvoir passer à l'étape suivante.

  • Indiquez le type d’information que représente chaque colonne via le menu déroulant.

  • Si vous remarquez qu'une colonne ne va pas vous être utile ou qu'elle est destinée à un usage interne, vous pouvez tout simplement décocher via la case en haut à droite du bloc correspondant à ces données.

  • Il faut cliquer sur le bouton "Suivant" en bas pour confirmer et passer à l'étape suivante.


3️⃣ Visualisez l'import avant de valider

Enfin, une fenêtre de confirmation d’import doit s’afficher, cliquez sur "Valider l'import".

Il est possible de choisir un groupe directement via le menu déroulant de cette étape ou via la sélection de une ou plusieurs feuilles. 🤗

Note : L'import peut prendre un peu de temps, surtout s'il est volumineux, et se chargera alors pendant votre utilisation d'Edusign. Un mail récapitulatif est envoyé dans tous les cas !

🎉 C'est tout bon ! 🎉


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