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Importez en masse vos Externes via Excel📗

Importer vos maîtres d'apprentissage, tuteurs, rh, contacts entreprise et plus.

Elliot Boucher avatar
Écrit par Elliot Boucher
Mis à jour il y a plus d’une semaine

✏️ Guide écrit ✏️

1️⃣ Rendez-vous dans l’onglet Externes.

La démarche est similaire à l’import Excel d’apprenants et d'intervenants.

Depuis cet onglet, choisissez Import Excel via la petite flèche à droite du bouton Ajouter un externe.

Vous pourrez ainsi :

  • Choisir un Excel à importer si vous avez déjà préparé votre fichier.

  • Télécharger le modèle d’exemple, le remplir puis l'importer.

Note : nous vous conseillons de suivre le modèle d’exemple à télécharger, afin d’importer toutes les informations requises plus simplement. 😉


2️⃣ Organiser vos informations.

Une fois votre fichier ajouté sur Edusign, il vous faudra renseigner le type d’information de chaque colonne en cliquant sur son intitulé. Vous retrouvez :

  • Obligatoire : Nom, Prénom, Adresse mail

  • Optionnels : Numéro de téléphone, Entreprise

Pour gagner du temps, notre système d'import analyse les noms des entêtes et leurs premières valeurs afin de détecter, cocher et remplir par défaut le type de colonne ✨

Si vous remarquez qu'une colonne ne va pas vous être utile ou qu'elle est destinée à un usage interne, vous pouvez tout simplement décocher via la case en haut à droite du bloc correspondant à ces données.


3️⃣ Confirmez en visualisant le tableau

Afin de valider votre import, la dernière étape donne un aperçu des données telles qu'elles seront importées. Notre système comptabilisera les lignes :

  • "Valide" : Toutes les informations sont renseignées pour importer correctement la ligne

  • "Warning" : Certaines informations sont manquantes, mais ne bloqueront pas l'import

  • "Error" : Certaines informations ne sont pas correctes et la ligne ne s'importera pas

Cliquez sur suivant puis sur Valider l'import.

Note : Un compte rendu vous est envoyé par mail après chaque import. Si une ligne ne s'est pas importée, le rapport vous détaillera pourquoi ! 🤗

Note : Vous recevrez un récapitulatif de votre import par mail. 📬

🎉 C'est tout bon, vous avez importé en masse vos nouveaux externes ! 🎉


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